Ochrana osobních údajů

Tyto zásady popisují, jak spolek budejovice.ai, z.s. zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. Spolek vystupuje jako správce osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR.

1. Správce osobních údajů

2. Jaké údaje zpracováváme

• Kontaktní formulář — jméno, e-mail, předmět a obsah zprávy.
• Členská přihláška — jméno, e-mail, telefon, případně název firmy/organizace, role a další údaje, které dobrovolně uvedete.
• Newsletter — e-mailová adresa (pokud se přihlásíte k odběru).
• B2B kontakty z veřejně dostupných zdrojů — název firmy, IČO, sídlo, e-mailová adresa, telefon, webové stránky a případně jméno kontaktní osoby a její pracovní pozice, pokud jsou tyto údaje veřejně dostupné.
• Veřejně dostupné kontakty institucí veřejné správy a dalších organizací — název subjektu, IČO, sídlo, e-mailová adresa a další kontaktní údaje zveřejněné v rámci výkonu jejich činnosti.
• Technické údaje — IP adresa, typ prohlížeče, čas návštěvy. Tyto údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro provoz, bezpečnost a stabilitu webu a neukládáme je ve spojení s identifikovanou osobou pro marketingové účely.

3. Účely a právní základ zpracování

• Vyřízení dotazu z kontaktního formuláře — plnění smlouvy / oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. b, f GDPR).
• Členská agenda — plnění smlouvy a zákonné povinnosti spolku (čl. 6 odst. 1 písm. b, c GDPR).
• Zasílání newsletteru, pravidelných pozvánek a hromadných e-mailových sdělení — provádíme pouze na základě vašeho souhlasu, případně v případech, kdy to umožňuje zákon č. 480/2004 Sb. Každý takový e-mail obsahuje možnost jednoduchého odhlášení (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR).
• Individuální navazování spolupráce s podnikatelskými subjekty, institucemi, školami a dalšími organizacemi — zpracování kontaktních údajů osob jednajících za tyto subjekty provádíme na základě oprávněného zájmu správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, spočívajícího v rozvoji AI komunity v Jihočeském kraji, pořádání odborných akcí, realizaci průzkumů a navazování odborné spolupráce. Údaje získáváme pouze z veřejně dostupných zdrojů nebo z předchozí komunikace. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku zasláním zprávy na info@budejovice.ai.
• Informování institucí veřejné správy, obcí, škol a dalších veřejných subjektů o aktivitách spolku, regionální AI iniciativě a možnostech spolupráce — oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), spočívající v naplňování veřejně prospěšných cílů spolku v oblasti rozvoje AI v Jihočeském kraji.
• Provoz a zabezpečení webu — oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

4. Zdroj osobních údajů

Pokud jste nám své osobní údaje neposkytli přímo (například vyplněním formuláře nebo přihláškou ke členství), získali jsme je z veřejně dostupných zdrojů, zejména:

• veřejných obchodních a živnostenských rejstříků,
• veřejně dostupných firemních webových stránek,
• veřejných profesních profilů a katalogů podnikatelských subjektů,
• jiných veřejně přístupných zdrojů, ve kterých subjekt údajů své kontaktní informace zveřejnil v souvislosti se svou podnikatelskou činností nebo výkonem veřejné funkce.

O konkrétním zdroji vašich údajů vás na vyžádání informujeme. Žádost stačí zaslat na info@budejovice.ai.

5. Doba uchování

Údaje uchováváme jen po nezbytnou dobu — typicky po dobu členství ve spolku a následně po dobu vyžadovanou zákonem (zpravidla 5 let). Data z kontaktního formuláře uchováváme max. 24 měsíců, pokud nevznikne další důvod jejich zpracování. B2B kontakty získané z veřejných zdrojů uchováváme po dobu max. 24 měsíců od posledního relevantního kontaktu, nebo do uplatnění námitky proti zpracování.

6. Komu údaje předáváme

Vaše údaje nepředáváme třetím stranám pro marketingové účely. Sdílíme je pouze s následujícími zpracovateli na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, kteří nám poskytují IT a komunikační infrastrukturu:

• Brevo SAS (Francie) — platforma pro hromadné e-mailové rozesílky a správu kontaktů,
• poskytovatelé webhostingu a databázových služeb pro provoz webových stránek a interních systémů,
• poskytovatelé kancelářských a komunikačních nástrojů (e-mail, sdílené úložiště).

Někteří zpracovatelé mohou být usazeni mimo Evropský hospodářský prostor (zejména v USA). V takových případech předávání probíhá v souladu s čl. 46 GDPR na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně v rámci EU-US Data Privacy Framework.

7. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných údajů,
• právo na výmaz („právo být zapomenut"),
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (typicky B2B oslovení),
• právo odvolat souhlas kdykoli, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pro uplatnění kteréhokoli z těchto práv nás kontaktujte na info@budejovice.ai. Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení. Tuto lhůtu lze v případě složitých nebo četných žádostí prodloužit až o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás v takovém případě informujeme do jednoho měsíce od přijetí žádosti (čl. 12 odst. 3 GDPR).

8. Cookies

Web budejovice.ai používá pouze nezbytné technické cookies pro správné fungování stránky. Pro zapamatování vašeho rozhodnutí o souhlasu s cookies používáme technické úložiště prohlížeče (localStorage). Nepoužíváme reklamní ani sledovací cookies třetích stran a nenačítáme žádné externí skripty ani fonty z cizích serverů (písmo Manrope hostujeme přímo na vlastní doméně).

9. Automatizované rozhodování

Při zpracování vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

10. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Funkci pověřence pro ochranu osobních údajů ve spolku nezastává určená osoba, neboť rozsah a povaha zpracování to dle čl. 37 GDPR nevyžaduje. Pro veškeré dotazy ohledně ochrany osobních údajů kontaktujte info@budejovice.ai.

11. Jak nás kontaktovat

Pro uplatnění svých práv nebo s jakýmkoli dotazem ohledně zpracování osobních údajů se na nás obraťte na info@budejovice.ai nebo přes kontaktní formulář.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou platné od 10. května 2026 a byly naposledy aktualizovány dne 13. května 2026.